X

Kiedy należy rozpocząć pracę na kasie fiskalnej?

Termin wprowadzenia kasy fiskalnej w działalności różni się w zależności od tego, kiedy podatnik rozpoczyna sprzedaż usług osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Podatnik, który podtrzymywał wykonywanie wyłączonych od 1 stycznia czynności - na zainstalowanie urządzeń fiskalnych miał czas do końca lutego 2015.

Kiedy podatnik świeżo rozpoczyna wykonywanie usług wyłączonych ze zwolnień (po 31 grudnia 2014 roku) jest zobowiązany w ciągu dwóch miesięcy zainstalować kasę fiskalną - do końca miesiąca, w którym została wykonana usługa z tegoż katalogu. Następnie, po upływie tego czasu (który liczony jest indywidualnie) każda sprzedaż musi być ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej.

Do czynności wyłączonych ze zwolnień w latach 2015-2016 zaliczamy:

  • czynności, które muszą być bezwzględnie ewidencjonowane na kasie już od pierwszej sprzedaży (ich lista znajduje się w § 4 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a i b nowego Rozporządzenia Ministra Finansów);
  • czynności, wobec których obowiązek ewidencjonowania przesunięty jest w czasie (usługi wymienione w § 4 pkt 2 lit. c-j Rozporządzenia Ministra Finansów).

Kto jest zwolniony z obowiązku ewidencjowania przy użyciu kasy fiskalnej?

Zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących dzielimy na:

  • zwolnienia podmiotowe
    Jeśli limit obrotów z tytułu dokonywanej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych wynosi 20 000 zł, podatnik kontynuujący działalność nie ma obowiązku ewidencjonowania całej prowadzonej przez niego działalności. Podatnicy, którzy rozpoczynają sprzedaż w ciągu roku podatkowego, również zobowiązani są limitem 20 000 zł, który określany jest w proporcji do okresu wykonywania sprzedaży.
  • zwolnienia przedmiotowe
    W tym przypadku z ewidencjonowania zwolnione są tylko wyselekcjonowane czynności (zawarte w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień).
  • zwolnienia podmiotowo-przedmiotowe
    Zwolnienia te występują ze względu na udział określonych czynności zwolnionych z ewidencjonowania w sprzedaży ogółem, dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Ze zwolnienia podmiotowo-przedmiotowego można korzystać w przypadku, kiedy w minionym roku podatkowym udział obrotów z tytułu sprzedaży (czynności wymienionych w części I załącznika) w całkowitym obrocie podatnika, tzw. udziale procentowym obrotu, realizowanym na rzecz podmiotów wymienionych w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, przewyższał 80%.
  • W celu uzyskania szczegółowych informacji odsyłamy do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Można się również udać do najbliższego Urzędu Skarbowego, który dysponuje tymi informacjami.

Ile wydam na kasę fiskalną?

W zależności od tego jakie funkcje ma spełniać kasa fiskalna, w jak dużą bazę towarową ma być wyposażona, czy też w jakim celu ma być wykorzystywana, jej cena będzie różna. W przypadku zakupu pierwszej kasy, istnieje możliwość zwrotu 90% jej ceny netto (jednak nie więcej niż 700 zł). Zgłaszając zamiar fiskalizacji trzeba podać wszystkie miejsca instalacji kas fiskalnych (a także ich ilość). Odliczenie 700 zł przysługuje wyłącznie od tej ilości (za zakup każdej kasy). W związku z tym, już od momentu powstania obowiązku fiskalnego, należy pomyśleć ile urządzeń fiskalnych będzie się docelowo mieścić w firmie.

Obowiązki użytkownika kasy fiskalnej

  • Rejestrowanie sprzedaży, drukowanie i wydawanie paragonu klientowi.
    Paragon powinien zawierać takie informacje jak:
    • nazwisko lub nazwa podatnika,
    • adres punktu sprzedaży,
    • numer identyfikacji podatkowej,
    • nazwa sprzedawanego towaru lub usługi oraz ich cena jednostkowa,
    • wartość sprzedaży,
    • stawki podatku,
    • kwota należności.
  • Wykonywanie dobowych raportów fiskalnych.
    Użytkownik kasy fiskalnej powinien sporządzać raporty fiskalne po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, ale nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu kolejnym.
  • Wykonywanie miesięcznych raportów fiskalnych.
    Użytkownik kasy fiskalnej powinien sporządzać raporty fiskalne za poszczególne miesiące (po zakończeniu sprzedaży ostatniego dnia miesiąca), jednak nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.
  • Sporządzanie wpisów w książce kasy rejestrującej.
    Książkę kasy rejestrującej powinno się przechowywać w miejscu jej użytkowania oraz udostępniać ją na żądanie organów kontrolujących bądź służby serwisowej. Urzędnik Urzędu Skarbowego kontroluje kasy fiskalne poprzez sprawdzenie: stanu technicznego kasy, plomby, poprawnej obsługi klienta (wydawanie paragonów, reklamacje oraz zwroty, dobowy raport fiskalny, zaprogramowanie kasy), nagłówka oraz nazwy i ceny towarów, przyporządkowania stawek VAT do towarów, numeru: fabrycznego, unikatowego oraz ewidencyjnego (podczas nadania numeru ewidencyjnego przez Urząd Skarbowy należy na stałe zapisać go na kasie w widocznym miejscu książki serwisowej (zawsze musi mieścić się przy kasie).
  • Wykonywanie przeglądów technicznych kasy.
    W przypadku jakiejkolwiek nieprawidłowości należy bezzwłocznie powiadomić serwis. Przegląd techniczny trzeba wykonywać co 24 miesiące (nawet jeśli nie będą występowały żadne awarie). Naruszenie tego obowiązku wiąże się z koniecznością zwrotu ulgi. W sytuacji odzyskania utraconej kasy należy poddać ją obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, przed jej ponownym zastosowaniem.
  • Magazynowanie raportów i kopii paragonów w odpowiednich warunkach.
    Raporty oraz kopie paragonów należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego. Wskazane jest również zaopatrzenie się w wysokiej jakości papier, dla zachowania trwałości druku.

Zakończenie pracy kasy w trybie fiskalnym

Czynności, jakie powinien wykonać podatnik w przypadku zakończenia użytkowania kasy fiskalnej:

  1. Wykonanie raportu fiskalnego dobowego oraz raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego)
  2. Złożenie (w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym)wniosku do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy (jego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia);
  3. Złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;
  4. Dokonanie, przy pomocy serwisanta kasy, odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy, przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy, w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Szczegółowe informacje zawiera §15 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących.

Gdzie złożyć wniosek o dokonanie odczytu pamięci kasy fiskalnej?

W przypadku rezygnacji z użytkowania kasy fiskalnej należy, do 7 dni od dnia zakończenia użytkowania, złożyć wniosek do Urzędu Skarbowego o dokonanie odczytu pamięci kasy. Wniosek ten powinien zawierać: dane podatnika użytkującego kasę, numery kasy fiskalnej - unikatowy, fabryczny oraz ewidencyjny - datę fiskalizacji kasy, adres pod którym kasa była używana, a także informacje o tym, czy podatnik korzystał z ulgi na kasę fiskalną. Dokument powinien zawierać również informację o tym, czy kasa nie była używana krócej niż trzy lata (wiązałoby się to z koniecznością zwrotu ulgi, z której skorzystał podatnik przy zakupie kasy).

Wniosek o wyrejestrowanie z ewidencji

Następny dokument niezbędny przy zakończeniu użytkowania kasy fiskalnej to wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika U.S. Wniosek powinien zawierać: nazwę, adres oraz numer NIP podatnika, dane kasy: numery: unikatowy, fabryczny, ewidencyjny, datę fiskalizacji, miejsce instalacji kasy fiskalnej oraz datę wyrejestrowania. Wzór tego wniosku nie został ściśle określony przez Ministra Finansów, dlatego też może zostać opracowany w dowolny sposób.

Odczyt pamięci kasy fiskalnej

W momencie rezygnacji z użytkowania kasy fiskalnej bardzo istotne jest dokonanie odczytu zawartości jej pamięci. Pomaga w tym serwisant, a w całej procedurze, oprócz podatnika, uczestniczy pracownik Urzędu Skarbowego. Każda z tych osób zobowiązana jest podpisać się oraz złożyć pieczęć pod protokołem (serwisant dodatkowo podając datę wystawienia swojego identyfikatora). Wzór protokołu z tych czynności stanowi Załącznik nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Zawiera on odczyt z łącznego raportu okresowego. Dodatkowo wykazuje się dane o przeglądach technicznych kasy.

Zwrot ulgi przyznanej przy zakupie kasy

W przypadku utraty prawa do ulgi uzyskanej z tytułu zakupu kasy, podatnik zobowiązany jest ją zwrócić. Zwrot ulgi obowiązuje osoby, które:

  • zrezygnowały z prowadzenia działalności – zakończyły używanie kasy fiskalnej,
  • zlikwidowały firmę,
  • ogłosiły upadłość,
  • sprzedały przedsiębiorstwo lub zakład, a nowy właściciel nie ewidencjonuje sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.

Czynni podatnicy podatku VAT zobowiązani są uiścić zwrot ulgi do 25. dnia miesiąca następującego po:

  • jeśli podatnik rozlicza VAT w okresach miesięcznych – miesiącu, w którym rozpoczęły się sytuacje nakazujące dokonanie tegoż zwrotu;
  • jeśli podatnik rozlicza VAT w okresach kwartalnych – kwartale, w którym rozpoczęły się sytuacje nakazujące dokonanie tegoż zwrotu;
  • osoby zwolnione z podatku VAT – nie później niż do zakończenia miesiąca, w którym nastąpił obowiązek dokonania zwrotu.

Art. 111 ust. 6 ustawy o VAT

Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis. Jest tak również w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.