X
Papier to wciąż ważny nośnik informacji, jednak rozwój firmy oraz wciąż napływające informacje z otoczenia generują coraz większą liczbę dokumentów. Aby uniknąć trudności związanych z przechowywaniem dokumentów, poszukiwaniem informacji na nich zawartych, czy też tworzeniem powiązań między nimi konieczne jest wykorzystanie narzędzia, które pozwoli wyeliminować te problemy.
Te oraz wiele więcej możliwości zapewnia moduł Obieg Dokumentów.
Moduł umożliwia definiowanie procesów, jakim podlegają dokumenty. Dzięki procedurom obiegu dokumentów każda sprawa realizowana jest w zaplanowany, usystematyzowany i właściwy dla firmy sposób.

Funkcjonalność modułu pozwala usprawnić przepływ informacji w firmie.



Funkcjonalność modułu pozwala usprawnić przepływ informacji w firmie.

Użytkownik modułu ma możliwość:


• wprowadzania dokumentów,
• załączania skanów, plików,
• opisywania dokumentu i dołączonych plików w dowolny sposób.
Tworzenie skanów dokumentu może odbywać się bezpośrednio z poziomu Comarch OPTIMA, uruchamiając domyślne oprogramowanie skanera.


Formularz dokumentu elektronicznego ułatwia prowadzenie dokumentacji związanej z kontrahentem, daną sprawą, czy transakcją



Obieg Dokumentów to prowadzenie elektronicznej formy dokumentacji, a w szczególności:


• gromadzenie dokumentów w dowolnym formacie (jpg, pdf, doc, xls i in.),
• swobodne grupowanie w różnorodnych katalogach,
• szczegółowe opisywanie dokumentów za pomocą cech,
• łączenie dokumentów z różnymi podmiotami (kontrahenci, banki i in.) oraz z dowolnymi dokumentami wprowadzonymi do bazy danych programu (faktury, dokumenty magazynowe, dokumenty księgowe),
• łączenie transakcji z dowolną ilością dokumentów elektronicznych,
• definiowanie uprawnień pracowników dotyczące edycji i wglądu do dokumentu,
• wyznaczanie osoby odpowiedzialnej za dany dokument.
Wprowadzony dokument może mieć własną  ścieżkę, według której jest obsługiwany. Schematy procesów (etapów) umożliwiają definiowanie takich ścieżek. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powiązań) pomiędzy poszczególnymi etapami ścieżki danego dokumentu.
Tworzenie etapów obiegu dokumentów porządkuje ścieżkę przepływu dokumentu




Każdy operator w programie ma własną skrzynkę, w której zbierane są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. W module Obieg Dokumentów można rezerwować czas w terminarzu pracownika, potrzebny na obsługę zadań przypisanych mu wraz z dokumentem, a we właściwym momencie (wcześniej zdefiniowanym) operator może otrzymać przypomnienie o zbliżającym się terminie wykonania wykorzystując dodatek do programu - Przypominacz.

Obieg Dokumentów umożliwia tworzenie elektronicznych dokumentów, które pozwolą:

• w prosty sposób ewidencjonować wszelkie dokumenty,
• tworzyć powiązania między dokumentami elektronicznymi, co pozwoli na błyskawiczne wyszukiwanie potrzebnych informacji, zawartych na kilku dokumentach.
• nadawać uprawnienia do wglądu w dokument,
• udostępniać dokumenty kilku pracownikom jednocześnie, eliminując oczekiwanie na dostęp do potrzebnych pracownikowi informacji,
• zorganizować pracę w firmie i przepływ informacji o wykonanych zadaniach, sprawdzonych dokumentach i innych czynnościach, poprzez stworzenie wielu procesów (etapów) przepływu dokumentów elektronicznych,
• jasno określać obowiązki pracowników wykorzystując Skrzynkę pracownika, do której wpływają dokumenty przypisane do danej osoby.